Algemene Voorwaarden

1. Toepasselijkheid

1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten, aanbiedingen en dienstverlening tussen Planviso (hierna "de Dienstverlener") en de klant (hierna "de Klant"), tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

1.2. Door gebruik te maken van de diensten van Planviso aanvaardt de Klant deze algemene voorwaarden integraal.

1.3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn enkel geldig indien schriftelijk bevestigd door Planviso.

2. Definities

• Platform: de SaaS-applicatie van Planviso voor agenda-optimalisatie, beschikbaar via het internet.
• Dienst: het geheel van functionaliteiten en ondersteuning dat Planviso levert aan de Klant conform het gekozen abonnement.
• Klant: het bedrijf of de natuurlijke persoon die een abonnement afsluit bij Planviso.
• Eindgebruiker: een persoon die via de Klant gebruik maakt van het Platform (medewerker, klant van de Klant).
• Abonnement: het door de Klant gekozen plan (Grow, Scale of Dominate) met bijhorende functionaliteiten en tarieven.

3. Dienstverlening

3.1. Planviso biedt een platform voor agenda-optimalisatie aan dienstverlenende bedrijven, inclusief online booking, herinneringen, wachtlijstbeheer, AI-telefonie en aanverwante functies, afhankelijk van het gekozen abonnement.

3.2. Planviso spant zich in om het Platform 24/7 beschikbaar te houden. Er geldt een beschikbaarheid van minimaal 99,5% op maandbasis, gemeten exclusief gepland onderhoud.

3.3. Planviso behoudt zich het recht voor om het Platform te verbeteren, uit te breiden of aan te passen. Wijzigingen die een substantieel nadelige invloed hebben op de bestaande functionaliteit worden minimaal 30 dagen op voorhand gecommuniceerd.

3.4. Planviso verzorgt de onboarding van de Klant, inclusief configuratie van het account, import van bestaande klantgegevens en training van medewerkers.

4. Contractduur en verlenging

4.1. Het abonnement wordt afgesloten voor een initiële looptijd van 24 maanden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4.2. Na afloop van de initiële looptijd wordt het abonnement stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende perioden van 12 maanden.

4.3. Beide partijen kunnen het abonnement opzeggen mits inachtneming van de opzegtermijn zoals beschreven in artikel 5.

5. Opzegging

5.1. Opzegging is mogelijk met een opzegtermijn van 3 maanden vóór het einde van de lopende contractperiode.

5.2. Opzegging dient schriftelijk te gebeuren per e-mail aan support@planviso.com of via het klantportaal.

5.3. Bij opzegging heeft de Klant recht op export van al zijn gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat (CSV/JSON). Planviso biedt deze export kosteloos aan.

5.4. Na beëindiging van het contract worden de gegevens van de Klant binnen 90 dagen verwijderd, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen.

6. Prijzen en indexering

6.1. De prijzen zijn zoals vermeld op de website of in de individuele offerte. Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.

6.2. Planviso kan de tarieven jaarlijks indexeren op basis van de Belgische consumptieprijsindex. Indexering wordt minimaal 60 dagen op voorhand meegedeeld.

6.3. Overschrijdingen van de inbegrepen volumes (SMS, WhatsApp-berichten, AI-belminuten, extra medewerkers of locaties) worden maandelijks verrekend tegen de geldende tarieven.

7. Betaling

7.1. Facturatie gebeurt maandelijks vooraf. Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum.

7.2. Betaling gebeurt via domiciliëring (SEPA) of via de door Planviso aangeboden betalingsmethoden (iDEAL, Bancontact, creditcard) via onze betalingspartner Mollie.

7.3. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd van 10% per jaar, alsmede een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag met een minimum van €50.

7.4. Bij niet-betaling na 2 herinneringen behoudt Planviso zich het recht voor om de toegang tot het Platform op te schorten tot volledige betaling is ontvangen.

8. Aansprakelijkheid

8.1. Planviso is enkel aansprakelijk voor directe schade die aantoonbaar het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst.

8.2. De totale aansprakelijkheid van Planviso is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Planviso heeft betaald.

8.3. Planviso is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder begrepen gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie of verlies van gegevens.

8.4. De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die hij invoert in het Platform.

9. Overmacht

9.1. Geen van beide partijen is aansprakelijk voor het niet-nakomen van verplichtingen indien dit het gevolg is van overmacht.

9.2. Onder overmacht wordt verstaan: omstandigheden die de nakoming van de overeenkomst verhinderen en die niet aan de partij zijn toe te rekenen, waaronder — maar niet beperkt tot — storingen in het internet, stroomuitval, natuurrampen, epidemieën, overheidsmaatregelen, stakingen en uitval van toeleveranciers.

9.3. Indien de overmachtsituatie langer dan 90 dagen voortduurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst te ontbinden zonder schadevergoeding.

10. Intellectueel eigendom

10.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, de software, documentatie, ontwerpen en overige materialen berusten bij Planviso.

10.2. De Klant verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van het abonnement.

10.3. De gegevens die de Klant invoert in het Platform blijven eigendom van de Klant. Planviso verwerkt deze gegevens uitsluitend ten behoeve van de dienstverlening.

11. Geheimhouding

11.1. Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van de andere partij ontvangen.

11.2. Deze geheimhoudingsplicht blijft gelden tot 2 jaar na beëindiging van de overeenkomst.

11.3. Vertrouwelijke informatie mag enkel worden gedeeld met medewerkers of onderaannemers die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van de overeenkomst en die zelf gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht.

12. Privacy en gegevensverwerking

12.1. Planviso verwerkt persoonsgegevens conform de AVG/GDPR. De details zijn beschreven in ons privacybeleid en de verwerkersovereenkomst (DPA).

12.2. De Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn eindgebruikers. Planviso treedt op als verwerker.

13. Toepasselijk recht en geschillen

13.1. Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.

13.2. Partijen zullen eerst trachten geschillen in onderling overleg op te lossen.

13.3. Indien geen minnelijke schikking wordt bereikt, zijn uitsluitend de rechtbanken van Doornik bevoegd.

14. Slotbepalingen

14.1. Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig of ongeldig wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

14.2. Planviso kan deze algemene voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen op voorhand per e-mail meegedeeld. Bij niet-akkoord heeft de Klant het recht de overeenkomst op te zeggen per ingangsdatum van de wijzigingen.