Afspraken beheren voor uw
tandartspraktijk
38% van de telefoontjes naar tandartspraktijken wordt niet beantwoord tijdens behandeluren. 15 tot 25% van de patienten komt niet opdagen. Planviso neemt uw volledige afsprakenplanning over — 24/7, 365 dagen per jaar. Dat is 12x goedkoper dan een receptionist.
Kent u dit in uw tandartspraktijk?
Drie frustraties die tandartsen dagelijks benoemen — en die uw praktijk stilletjes duizenden euro's kosten.
“Ik verlies elke week 3-4 afspraken door no-shows”
Bij een gemiddelde afspraakwaarde van €80-120 betekent dat €960-1.920 per maand aan lege stoelen. Zonder automatische herinneringen is een no-show percentage van 15-25% de realiteit in Belgische tandartspraktijken.
“Receptionist ziek — niemand beantwoordt de telefoon”
Ziekte, vakantie, lunchpauze of gewoon behandeluren: 38% van de oproepen wordt niet beantwoord. Elke gemiste oproep is een patient die niet meer terugbelt — en een controlebezoek dat verloren gaat.
“Patienten bellen niet terug voor hun halfjaarlijkse controle”
Zonder geautomatiseerde recall daalt de opkomst voor periodieke controles van 80% naar 40%. Dat zijn tientallen gemiste afspraken per maand — en behandelingen die te laat worden opgemerkt.
Hoe Planviso het oplost voor tandartspraktijken
Zes oplossingen die uw stoelen gevuld houden, uw patienten op tijd laten terugkomen en uw receptionist overbodig maken.
Recall-systeem: patienten komen automatisch terug
Elke patient krijgt op het juiste moment een herinnering voor de halfjaarlijkse controle — via WhatsApp, SMS of e-mail, met een directe bookinglink. Geen handmatig lijstjes bijhouden. Zonder recall daalt de opkomst naar 40%. Met Planviso houden praktijken een compliance van meer dan 75%. Dat zijn tientallen extra controles per maand.
No-show preventie: 29-39% minder lege stoelen
Automatische herinneringen op 24 uur en 2 uur voor de afspraak, via het kanaal dat de patient verkiest. Een Cochrane-review bevestigt: geautomatiseerde reminders verlagen no-shows met 29-39%. Bij 4 vermeden no-shows per week bespaart u tot €1.920 per maand. Annuleert iemand toch? De wachtlijst-engine vult het slot binnen minuten op.
AI-telefonie: uw praktijklijn wordt altijd beantwoord
42% van de patienten wil online boeken, maar de rest belt. Tijdens behandeluren, in het weekend, op feestdagen: de AI beantwoordt elke oproep in het Nederlands, Frans en Engels. Afspraken boeken, wijzigen, annuleren — alles automatisch. Spoedgevallen worden direct doorgeschakeld naar uw noodnummer. Geen gemiste oproepen meer.
Behandelstoelen als resources: nooit meer dubbel geboekt
Bij een gemiddelde praktijk met 2-4 stoelen en meerdere tandartsen is dubbel boeken een reeel risico. Elke stoel wordt beheerd als resource met instelbare omsteltijd voor desinfectie. Planviso controleert bij elke boeking automatisch of er een stoel vrij is — ook als 3 tandartsen tegelijk werken. Nooit meer een patient die aankomt zonder vrije stoel.
Digitale intake en consent forms: geen papierwerk meer
Mutualiteit, allergieen, medicatie en medische voorgeschiedenis: alles wordt vooraf digitaal ingevuld door de patient. Consent forms worden automatisch verstuurd en digitaal ondertekend. Bij aankomst is alles al beschikbaar in het dossier. GDPR-compliant, altijd terug te vinden, en geen onleesbaar handschrift meer op papieren formulieren.
Wachtlijst-engine: annuleringen worden automatisch opgevuld
Een patient annuleert om 17:30 — normaal staat de stoel morgen leeg. Met Planviso krijgen wachtlijstpatienten binnen minuten een aanbod via WhatsApp of SMS, ook buiten kantooruren. Gemiddeld wordt 70% van last-minute annuleringen automatisch opgevuld. Dat zijn honderden euro's per maand die u anders zou verliezen.
Waarom niet SimplyBook, Calendly of Doctolib?
SimplyBook.me — Een zelfbedieningstool met verwarrende add-on-prijzen. Geen recall-systeem, geen consent forms, geen AI-telefonie. Gebruikers klagen over boekingslimieten op goedkopere plannen. U koopt software en moet alles zelf instellen en bijhouden.
Calendly en Acuity — Generieke agenda-tools zonder tandarts-specifieke functies. Geen recall, geen behandelstoelbeheer, geen intake-formulieren, geen consent forms. Niet ontworpen voor multi-stoel praktijken met omsteltijden.
Doctolib — Niet actief in Belgie. Geen resource management voor behandelstoelen, geen WhatsApp-boekingen, geen wachtlijst-engine en geen AI-telefonie. Bovendien: commissie per boeking.
Planviso — Recall, no-show preventie, digitale intake, consent forms, behandelstoelbeheer, wachtlijst-engine en AI-telefonie in een volledige dienst. 0% commissie. Belgisch, GDPR-compliant. U doet niets — wij beheren alles.
Wat kost uw agendabeheer echt?
Vergelijk de werkelijke maandelijkse kost — niet alleen het abonnement.
Voltijdse receptionist
- Loon all-in: €3.800/mnd
- Enkel bereikbaar ma-vr 9-17u
- Geen recall systeem
- Geen wachtlijst-engine
- Handmatige planning
Receptionist + SimplyBook
- Receptionist: €3.800/mnd (nog steeds nodig voor telefoon)
- SimplyBook Premium: €50/mnd
- SMS: €0,06/stuk extra
- Geen AI-telefonie
- Geen consent forms
- Geen behandelstoelbeheer
Zonder receptionist (zelf doen)
- Uw tijd: 1-2u/dag aan telefoon + planning
- Verloren consultaties: €200-400/mnd
- Gemiste recalls: niet becijferd
- “Gratis” maar kost u patienten
Planviso Grow
- Abonnement: €350/mnd
- AI-telefonie 24/7
- Automatische recall
- Digitale intake + consent
- Behandelstoelbeheer
- Wachtlijst-engine
- WhatsApp + SMS + email
- Wij beheren alles
Planviso kost 10× minder dan een receptionist — en is 24/7 beschikbaar, ook 's avonds, in het weekend en tijdens vakanties.
De rekensom voor uw tandartspraktijk
Voorbeeld: praktijk met 3 tandartsen, 1 receptionist en 3 behandelstoelen
Zonder Planviso
Met Planviso
Return on investment
Maandelijkse besparing
Bereikbaarheid
“Onze bezettingsgraad is gestegen van 78% naar 94% sinds we Planviso gebruiken. De recall-functie zorgt dat patienten echt terugkomen voor hun halfjaarlijkse controle — vroeger belden we die lijsten handmatig af, nu gaat dat volledig automatisch. En als er een annulering binnenkomt, vult de wachtlijst het slot op, ook om 20 uur 's avonds. We schatten dat we maandelijks 25 tot 30 extra afspraken invullen die anders leeg zouden blijven.”
Dr. Sarah Jansen
Praktijkeigenaar · Tandartspraktijk, 4 behandelstoelen
Veelgestelde vragen van tandartspraktijken
Heeft u een andere vraag? Contacteer ons — wij antwoorden binnen 2 uur.
Hoeveel minder no-shows kan ik verwachten met automatische herinneringen?
Uit een Cochrane-review blijkt dat geautomatiseerde herinneringen het no-show percentage met 29 tot 39% verlagen. Bij een gemiddelde tandartspraktijk met 15-25% no-shows betekent dat concreet 3 tot 5 extra patienten per week die wel opdagen. Planviso stuurt herinneringen via WhatsApp, SMS en e-mail op 24 uur en 2 uur voor de afspraak.
Hoe werkt het recall-systeem voor halfjaarlijkse controles?
Per behandeling configureert u een recall-interval (standaard 6 maanden voor controles). Planviso stuurt automatisch een herinnering via het voorkeurskanaal van de patient met een directe bookinglink. Zonder geautomatiseerde recall daalt de opkomst van 80% naar 40%. Onze praktijken houden een recall-compliance van meer dan 75%.
Hoe worden behandelstoelen beheerd zodat er nooit dubbel geboekt wordt?
Elke behandelstoel wordt als resource ingevoerd met een instelbare omsteltijd (bijv. 10 minuten voor desinfectie). Bij het boeken controleert Planviso automatisch welke stoelen beschikbaar zijn, rekening houdend met alle tandartsen die tegelijk werken. Dubbele boekingen zijn fysiek onmogelijk.
Kan ik digitale intake-formulieren en consent forms gebruiken?
Ja. Per behandeling configureert u een intake-formulier (mutualiteit, allergieen, medicatie, medische voorgeschiedenis) en een consent form. Beide worden automatisch verstuurd voor de afspraak en digitaal ondertekend. Bij aankomst is alles beschikbaar in het dossier, GDPR-compliant en altijd terug te vinden.
Wat kost Planviso en is er een contract?
Planviso start vanaf 350 euro per maand voor het Grow-plan, inclusief recall, intake, consent forms, AI-telefonie, wachtlijstbeheer, WhatsApp en SMS-herinneringen. Dat is 12 keer goedkoper dan een voltijdse receptionist. U kunt eerst een gratis demo aanvragen om de ROI voor uw specifieke praktijk te berekenen.
Gerelateerde sectoren
Ontdek hoe Planviso ook andere zorgsectoren ondersteunt.
Lege stoelen kosten uw praktijk duizenden euro's per maand
Gratis demo van 30 minuten — op locatie of online. Wij berekenen de ROI met uw eigen cijfers: aantal stoelen, no-show percentage en recallfrequentie.