Agenda-software voor uw
psychologenpraktijk
Een wachtlijst van 3 tot 6 maanden, maar elke week lege plekken door annuleringen. 50% van de intake-aanvragen komt binnen terwijl u in sessie zit. Planviso neemt uw volledige afsprakenplanning over — GDPR-conform, discreet en 24/7 bereikbaar.
Kent u dit in uw psychologenpraktijk?
Drie scenario's die psychologen en therapeuten dagelijks meemaken — en die u clienten, omzet en energie kosten.
"Mijn wachtlijst is 4 maanden maar ik heb geen systeem"
De gemiddelde wachtlijst voor een psycholoog in Belgie is 3 tot 6 maanden. Maar wanneer een client annuleert, blijft het slot leeg. Er is geen systeem om die vrijgekomen plek automatisch aan te bieden aan wachtenden. 70% van de psychologen werkt solo, zonder administratieve ondersteuning om dit manueel te doen.
"Ik kan niet opnemen tijdens sessies maar ze bellen precies dan"
50% van de intake-aanvragen komt telefonisch binnen tijdens sessie-uren — precies wanneer u niet kunt opnemen. De potentiele client belt een collega. Bij een gemiddeld sessietarief van €60-80 is elke gemiste intake-oproep een client die u misloopt voor maanden therapie.
"Ik doe mijn hele administratie na mijn laatste sessie — tot 21u"
No-show rates in de geestelijke gezondheidszorg liggen tussen 20% en 30% — het hoogste van alle zorgsectoren. Vermijdingsgedrag is een symptoom, geen excuus. Maar elke no-show kost u €60-80 en na uw laatste sessie zit u nog uren achter uw bureau: wachtlijsten bijwerken, herinneringen sturen, administratie afwerken.
Hoe Planviso het oplost voor psychologen
Zes functies die uw wachtlijst beheren, uw bezettingsgraad verhogen en uw beroepsgeheim waarborgen.
Wachtlijstbeheer: vrijgekomen plekken automatisch opgevuld
Wanneer een client annuleert, springt de wachtlijst-engine in actie. Clienten op de wachtlijst krijgen binnen minuten een discreet aanbod via hun voorkeurskanaal — gesorteerd op prioriteit, voorkeursdagen en beschikbare tijdstippen. Gemiddeld wordt 60-70% van de vrijgekomen plekken automatisch opgevuld. Ook om 22u, wanneer u allang niet meer werkt.
Discrete communicatie: geen "afspraak bij psycholoog" op het lockscreen
Uw beroepsgeheim is heilig. Planviso stuurt nooit inhoudelijke informatie in notificaties. WhatsApp- en SMS-berichten bevatten enkel een neutrale herinnering — zonder verwijzing naar psychologie, therapie of de aard van de sessie. Geen preview op het lockscreen die uw client in verlegenheid brengt. Alle data versleuteld, opgeslagen op EU-servers.
No-show preventie: van 20-30% naar minder dan 10%
De geestelijke gezondheidszorg kent het hoogste no-show percentage van alle zorgsectoren: 20-30%. Planviso stuurt automatisch discrete herinneringen 24 uur en 2 uur voor de sessie. Bij een no-show wordt het slot direct aangeboden aan de wachtlijst. U kunt per client instellen of het annuleringsbeleid geldt of dat er ruimte is voor de therapeutische relatie.
24/7 AI-telefonie: elke intake-oproep wordt beantwoord
Midden in een sessie kunt u niet opnemen — en dat moet ook niet. De AI beantwoordt oproepen, noteert intake-aanvragen, boekt afspraken en beantwoordt veelgestelde vragen. In het Nederlands, Frans en Engels. Empathisch, professioneel en altijd beschikbaar. Geen potentiele client gaat meer verloren aan een collega.
Recurring sessies: wekelijks of tweewekelijks, automatisch ingepland
Stel de frequentie in — wekelijks, tweewekelijks of maandelijks — en Planviso plant automatisch alle sessies in. Bij wijzigingen in uw agenda worden sessies verschoven met een discrete melding aan de client. Afbouwen van wekelijks naar tweewekelijks? Een klik, en de hele reeks wordt aangepast.
Annuleringsbeleid: automatische handhaving, geen discussie
Configureer uw annuleringsbeleid (bijv. annuleren binnen 24 uur = sessiekosten verschuldigd). Planviso handhaaft dit automatisch: bij een te late annulering wordt de client geinformeerd en de betaling via het betaalsysteem afgehandeld. U hoeft het gesprek niet zelf te voeren. Bancontact, iDEAL en creditcard — geen commissie.
Waarom niet Google Calendar, Calendly of SimplyBook?
Google Calendar / papieren agenda — wat 70% van de psychologen in Belgie nog gebruikt. Geen wachtlijstbeheer, geen automatische herinneringen, geen discrete communicatie. U bent uw eigen secretariaat tot 21u 's avonds.
Calendly / SimplyBook zijn generieke booking tools. Geen wachtlijstbeheer, geen vertrouwelijke communicatie (previews op lockscreen), geen annuleringsbeleid-handhaving, geen AI-telefonie. Niet ontworpen voor de noden van therapeuten.
Doctolib is niet actief in Belgie en focust op huisartsen. Geen wachtlijstbeheer voor psychologen, geen discrete notificaties, geen Bancontact-ondersteuning.
Planviso combineert wachtlijstbeheer, discrete GDPR-conforme communicatie, recurring sessies, annuleringsbeleid, no-show preventie en AI-telefonie in een volledige dienst. U doet niets — wij doen alles. Vanaf €350/maand.
De rekensom voor uw psychologenpraktijk
Voorbeeld: solo psycholoog, 6-8 sessies per dag, wachtlijst van 4 maanden
Zonder Planviso
Met Planviso
Return on investment
Annuleringen automatisch opgevuld
Bereikbaar via AI-telefonie
“Mijn wachtlijst was 5 maanden. Elke annulering was een gemiste kans voor iemand die dringend hulp nodig had. Sinds Planviso wordt elke vrijgekomen plek automatisch aangeboden aan wachtende clienten. Mijn wachtlijst is gedaald naar 6 weken, mijn bezettingsgraad is 97% en mijn clienten waarderen de discrete communicatie. Ik doe geen administratie meer na mijn laatste sessie.”
Dr. Els Van Hoeck
Klinisch psycholoog · Solo praktijk, Antwerpen
Veelgestelde vragen van psychologen
Heeft u een andere vraag? Contacteer ons — wij antwoorden binnen 2 uur.
Hoe werkt het automatische wachtlijstbeheer voor psychologen?
Wanneer een client annuleert, stuurt Planviso automatisch een aanbod naar clienten op uw wachtlijst, gesorteerd op prioriteit, voorkeursdagen en beschikbare tijdstippen. Dit gebeurt binnen minuten via WhatsApp, SMS of e-mail. De eerste client die accepteert, krijgt het slot. Gemiddeld wordt 60-70% van de vrijgekomen plekken automatisch opgevuld, ook buiten uw werkuren. U hoeft zelf niets te doen.
Is de communicatie GDPR-compliant? Mijn clienten mogen niet zichtbaar gelinkt worden aan een psycholoog.
Absoluut. Planviso stuurt geen inhoudelijke informatie in notificaties. WhatsApp- en SMS-berichten bevatten enkel een neutrale herinnering zonder verwijzing naar psychologie, therapie of de aard van de sessie. Er verschijnt geen preview op het lockscreen die verraadt dat uw client bij een psycholoog is. Alle data wordt versleuteld opgeslagen op EU-servers (Hetzner, Duitsland). U voldoet volledig aan de GDPR en het beroepsgeheim.
Wat als een client niet komt opdagen door vermijdingsgedrag?
Planviso stuurt automatisch herinneringen 24 uur en 2 uur voor de sessie. Bij een no-show wordt de client niet automatisch uitgeschreven, maar ontvangt een neutrale opvolgingsmelding. U kunt per client instellen of er een annuleringsbeleid geldt of dat er meer ruimte is voor de therapeutische relatie. Het systeem past zich aan uw werkwijze aan, niet andersom.
Kan ik automatisch een Zoom- of Teams-link genereren voor online sessies?
Ja. Bij het aanmaken van een online sessietype wordt automatisch een videoconferentielink gegenereerd en meegestuurd met de bevestiging. De client klikt op de link en is direct verbonden. Ideaal voor clienten die de drempel naar de praktijk te hoog vinden, of voor opvolgsessies na een intensieve fase.
Hoeveel kost Planviso voor een solo psycholoog?
Het Grow-plan kost 350 euro per maand, inclusief wachtlijstbeheer, AI-telefonie, automatische herinneringen, GDPR-conforme communicatie, recurring sessies en onboarding. Bij een gemiddeld sessietarief van 60-80 euro betaalt Planviso zichzelf terug als u slechts 5 lege plekken per maand opvult via de wachtlijst. Dat is minder dan 2 per week.
Gerelateerde sectoren
Ontdek hoe Planviso ook andere zorgsectoren ondersteunt.
Klaar om uw wachtlijst van maanden naar weken te brengen?
Gratis demo van 30 minuten — op locatie of online. Wij tonen hoe Planviso uw lege plekken automatisch opvult en uw clienten discreet herinnert.